Abrechnungen erstellen
in Tagen statt Wochen
DigiDMS bringt Ordnung in Ihre Objektverwaltung: Belege automatisch erfassen, Prüffristen überwachen, Dokumente objektbezogen ablegen. Auf deutschen Servern, ohne IT-Aufwand.
Aufzugsprüfung
fällig in 28 Tagen
Der Alltag in der Hausverwaltung
Betriebskostenabrechnung: 6 Wochen suchen
350 Belege für die Jahresabrechnung – verstreut in E-Mails, Papierordnern und verschiedenen Laufwerken. Jeden Frühling derselbe Marathon.
Prüffristen vergessen
Aufzug-TÜV übersehen, Brandschutzprüfung verpasst, E-Check abgelaufen. Bei 40 Objekten mit je 10 Prüfzyklen verliert man schnell den Überblick – und zahlt Bußgelder.
Eigentümerversammlung naht
Protokolle der letzten 3 Jahre, Wirtschaftsplan, Beschlussliste – alles muss zusammengestellt werden. 2 Tage Arbeit für eine einzige Versammlung.
Übergabeprotokoll verschollen
Mieter zieht aus, will die Kaution. War der Kratzer im Parkett schon bei Einzug? Das Protokoll von 2019? Irgendwo. Vielleicht.
Objektverwaltung ohne Dokumentenchaos
Alle Belege automatisch erfasst
Rechnungen per E-Mail werden automatisch importiert und dem Objekt zugeordnet. Papierbelege scannen, fertig. Betriebskostenabrechnung in Tagen statt Wochen.
Prüffristen im Griff
Prüfprotokolle hochladen, Ablaufdatum hinterlegen – fertig. DigiDMS erinnert Sie 4 Wochen vor Fälligkeit. Kein Termin rutscht mehr durch.
Objektbezogene Ablage
Jedes Dokument einem Objekt zugeordnet. "Zeig mir alles für Musterstraße 12" – ein Klick, alle Unterlagen. Mietverträge, Protokolle, Prüfberichte.
Eigentümer-Unterlagen sofort
Eigentümerversammlung? Filter setzen, exportieren, fertig. 30 Minuten statt 2 Tage. Alle Protokolle, Abrechnungen und Beschlüsse an einem Ort.
Revisionssicher archiviert
Betriebskostenabrechnungen müssen nachprüfbar sein. DigiDMS archiviert unveränderbar mit vollständigem Audit-Trail. DSGVO-konform, auf deutschen Servern.
Kein IT-Aufwand
DigiDMS läuft in der Cloud. Updates, Backups, Sicherheit – darum kümmern wir uns. Sie konzentrieren sich auf Ihre Objekte.
Was gehört ins DigiDMS?
📊 Betriebskosten
- • Nebenkostenabrechnungen
- • Heizkosten, Wasser, Strom, Müll
- • Beleglisten für Eigentümerversammlungen
- • Vorauszahlungen, Nachzahlungen
📋 Verträge
- • Mietverträge, Übergabeprotokolle
- • Hausverwaltungsverträge
- • Dienstleisterverträge (Hausmeister, Gärtner)
- • Wartungsverträge
🔧 Prüfungen & Wartung
- • Aufzugsprüfung (TÜV)
- • Brandschutz-Nachweise
- • E-Check, Schornsteinfeger
- • Wartungsprotokolle Heizung
🏠 WEG-Dokumente
- • Protokolle Eigentümerversammlung
- • Beschlusssammlungen
- • Teilungserklärungen
- • Wirtschaftspläne
🏗️ Objektunterlagen
- • Grundrisse, Baupläne
- • Energieausweise
- • Versicherungsunterlagen
- • Modernisierungsdokumentation
✉️ Korrespondenz
- • Mieter-Anschreiben, Mahnungen
- • Eigentümer-Korrespondenz
- • Behörden-Schriftverkehr
- • Versicherer-Kommunikation
Was DigiDMS für Hausverwaltungen leistet
Objektstruktur
Dokumente nach Adressen/Objekt-Nr. filtern. Unterordner für Mieter, Eigentümer, Dienstleister automatisch organisiert.
Fristen-Erinnerungen
Prüfintervalle hinterlegen (Aufzug, Brandschutz, E-Check). Automatische E-Mail-Benachrichtigung vor Ablauf.
E-Mail-Integration
Rechnungen von Stadtwerken, Versicherungen & Dienstleistern automatisch importieren und dem Objekt zuordnen.
Mobile App
Hausmeister fotografiert Schaden vor Ort – sofort im System. Übergabeprotokolle per Tablet ausfüllen.
OCR-Volltextsuche
"Heizkosten Parkstraße Januar 2025" – alle relevanten Belege in Sekunden. Auch in gescannten Dokumenten.
Benutzerrechte
Verwalter sieht alles, Buchhaltung nur Rechnungen, Hausmeister nur seine Objekte. Optional: Eigentümer-Portal.
Audit-Trail
Wer hat wann welche Abrechnung erstellt oder geändert? Lückenlose Dokumentation für Prüfungen.
Export & Integration
Export als PDF/ZIP für Eigentümer oder Wirtschaftsprüfer. API für Anbindung an Hausverwaltungssoftware.
Hausverwaltung Schneider & Partner
60 Objekte · 850 Wohneinheiten · 4 Mitarbeiter · Düsseldorf
Vorher
„Betriebskostenabrechnung war unser jährlicher Albtraum. 6 Wochen haben wir nur Belege gesucht – in E-Mails, Ordnern, auf dem Server. Letztes Jahr haben wir eine Aufzugsprüfung verpasst, das Bußgeld war teuer. Und wenn Eigentümer vor der Versammlung Unterlagen wollten, hat das Zusammenstellen Tage gedauert."
Nachher
„Jetzt läuft alles über DigiDMS. Rechnungen kommen per E-Mail rein und landen automatisch beim richtigen Objekt. Die Betriebskostenabrechnung machen wir jetzt in 10 Tagen statt 6 Wochen. Prüffristen? Das System erinnert uns rechtzeitig. Und für die Eigentümerversammlung klicke ich auf Export – fertig."
„Früher haben wir 6 Wochen Belege gesucht. Heute mache ich die Betriebskostenabrechnung für 60 Objekte in 10 Tagen. Allein das spart uns im Jahr über 15.000 Euro Personalkosten."
– Thomas Schneider, Geschäftsführer
75%
weniger Zeit für Abrechnung
0
verpasste Prüffristen
1 Tag
bis zum Produktivstart
Häufige Fragen von Hausverwaltungen
Wie hilft DigiDMS bei der Betriebskostenabrechnung?
Werden Prüffristen automatisch überwacht?
Können Eigentümer auf ihre Dokumente zugreifen?
Ist DigiDMS GoBD-konform für Betriebskostenabrechnungen?
Kann ich DigiDMS mit meiner Hausverwaltungssoftware verbinden?
Wie läuft die Einführung ab?
Welche Aufbewahrungsfristen gelten?
Was kostet DigiDMS für Hausverwaltungen?
Bereit für schnellere Betriebskostenabrechnungen?
Lassen Sie uns in einem kurzen Gespräch klären, wie DigiDMS Ihre Objektverwaltung erleichtern kann.
Was passiert im Erstgespräch?
Oder rufen Sie uns direkt an: +49 202 373231 60 (Mo–Fr, 9–17 Uhr)
🛡️ Wir kümmern uns – Sie konzentrieren sich auf Ihre Objekte
DigiDMS ist Managed DMS: Wir übernehmen den kompletten technischen Betrieb, damit Sie sich auf das konzentrieren können, was Sie am besten können – Ihr Kerngeschäft.
Updates & Wartung
Wir halten Ihr System aktuell
Tägliche Backups
Ihre Daten sind immer sicher
Deutsche Server
DSGVO-konform, garantiert
Persönlicher Support
Echte Menschen, keine Hotline
💬 "Endlich muss ich mich nicht mehr um IT kümmern. DigiDMS läuft einfach – und wenn ich Fragen habe, erreiche ich sofort jemanden." – Steuerberater aus Düsseldorf