GoBD-konforme Archivierung
Informationen zur rechtssicheren Dokumentenverwaltung nach BMF-Standards – speziell für kleine und mittelständische Unternehmen.
Wichtiger Hinweis: DigiDMS kann GoBD-konform betrieben werden. Die endgültige Konformität hängt von der korrekten Implementierung und Nutzung ab. Wir empfehlen, die Eignung für Ihre spezifischen Anforderungen mit Ihrem Steuerberater zu validieren.
DigiDMS verfolgt einen praxisorientierten Ansatz zur Umsetzung der GoBD-Anforderungen, ohne unnötige Komplexität zu schaffen. Auf dieser Seite erfahren Sie, wie DigiDMS die Anforderungen der GoBD adressiert.
Sind Sie GoBD-konform?
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Rechtssicher dokumentieren
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) stellen klare Anforderungen an die digitale Archivierung von Geschäftsdokumenten.
DigiDMS unterstützt Sie dabei, diese Anforderungen zu erfüllen – mit revisionssicherer Speicherung, vollständigem Audit-Trail und durchdachtem Berechtigungskonzept.
Aktuelle Aufbewahrungsfristen
Stand: Januar 2026 – Wichtige Änderung: Buchungsbelege nur noch 8 statt 10 Jahre
| Dokumenttyp | Frist |
|---|---|
| Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse | 10 Jahre |
| Buchungsbelege (Rechnungen, Lieferscheine) Geändert | 8 Jahre |
| Handels- und Geschäftsbriefe | 6 Jahre |
| Belege zu Einkaufsrechnungen | 6 Jahre |
Die fünf GoBD-Kernanforderungen
So adressiert DigiDMS die Grundsätze der ordnungsmäßigen Buchführung
Nachvollziehbarkeit
Vollständiges Audit-Log dokumentiert jeden Vorgang mit Zeitstempel, Nutzer und Aktion.
Vollständigkeit
Kein Dokument kann unbemerkt gelöscht werden. 4-Augen-Prinzip und automatischer Papierkorb.
Richtigkeit
OCR-Texterkennung mit manueller Prüfoption. Fehlerhafte Zuordnungen können korrigiert werden.
Zeitgerechtigkeit
Automatische Zeitstempel bei jeder Aktion. Dokumente werden unmittelbar nach Eingang erfasst.
Unveränderbarkeit
Nur Administratoren können löschen, alles wird protokolliert. Speicherung im PDF/A-Format.
Verfahrensdokumentation
Auf Wunsch erstellen wir eine individuelle Verfahrensdokumentation für Ihr Unternehmen.
Das DigiDMS-Sicherheitskonzept
Fünf Säulen für sichere Dokumentenarchivierung
Rollenbasiertes Berechtigungsmanagement
Nur autorisierte Administratoren dürfen Dokumente endgültig löschen. Standard-Nutzer können maximal Dokumente zur Prüfung markieren.
4-Augen-Prinzip durch Tag-Workflow
Mitarbeiter markieren Dokumente mit Tags wie "LÖSCHEN!" oder "PRÜFUNG". Der Administrator überprüft diese regelmäßig und gibt sie nach Prüfung frei.
Vollständiges Audit-Logging
Jede Änderung wird protokolliert: Erfassung, Änderung, Zugriff, Löschung – mit Zeitstempel, Nutzer-ID und Begründung.
Automatische Backup-Strategie
Gelöschte Dokumente landen zunächst im Papierkorb (30 Tage). Tägliche Backups an mehreren Standorten.
PDF/A-Archivierung
Alle Dokumente werden im standardisierten PDF/A-Format für Langzeitarchivierung gespeichert.
Häufige Fragen zur GoBD
Rechtlicher Hinweis: Diese Seite beschreibt einen konzeptionellen Ansatz zur Umsetzung der GoBD-Anforderungen. Die beschriebene Architektur basiert auf den aktuellen Vorgaben des Bundesfinanzministeriums (Stand Januar 2026). Für spezifische rechtliche Fragen empfehlen wir die Konsultation mit Ihrem Steuerberater oder einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft.
Fragen zur GoBD-Konformität?
Wir beraten Sie gerne unverbindlich zu Ihren spezifischen Anforderungen.