Häufig gestellte Fragen

DigiDMS ist eine professionelle Managed-Hosting-Lösung für digitale Dokumentenarchivierung, speziell für kleine und mittelständische Unternehmen in Deutschland. Basierend auf der bewährten Open-Source-Software Paperless-NGX, bietet DigiDMS automatisierte Dokumentenverarbeitung mit OCR-Texterkennung, intelligente Suche über alle Inhalte und flexible Klassifizierung mit Tags und Metadaten – komplett gehostet in deutschen Rechenzentren mit professionellem Support.

DigiDMS eignet sich für Unternehmen jeder Größe – vom Einzelunternehmer bis zum mittelständischen Betrieb. Besonders profitieren Steuerberater, Rechtsanwälte, Kanzleien, Handwerksbetriebe und Organisationen, die große Mengen an Dokumenten strukturiert, sicher und effizient archivieren möchten. Durch die flexible Skalierung passt sich das System Ihrem Wachstum an.

Im Gegensatz zu proprietären Lösungen wie DocuWare oder M-Files basiert DigiDMS auf Open-Source-Technologie ohne versteckte Lizenzkosten oder Vendor Lock-in. Sie profitieren von vollständiger Datenhoheit, transparenter Preisgestaltung und der Flexibilität, jederzeit zu einem anderen Anbieter zu wechseln oder selbst zu hosten. Gleichzeitig erhalten Sie professionelles Managed Hosting mit deutschem Support.

DigiDMS kann GoBD-konform betrieben werden durch vollständiges Audit-Logging, rollenbasiertes Berechtigungsmanagement, PDF/A-Archivierung und ein 4-Augen-Prinzip beim Löschen von Dokumenten. Die endgültige GoBD-Konformität hängt von der korrekten Implementierung und Nutzung ab – wir empfehlen, dies mit Ihrem Steuerberater zu validieren. Detaillierte Informationen finden Sie auf unserer GoBD-Seite.

Wir übernehmen den vollständigen technischen Betrieb für Sie: Infrastruktur-Management, regelmäßige Updates, Sicherheits-Patches, Backups und kontinuierliches Monitoring. Sie konzentrieren sich auf Ihre Geschäftsprozesse und müssen sich nicht um IT-Administration kümmern. Wir garantieren Verfügbarkeit, Sicherheit und Performance.

Ja, wir bieten einen unverbindlichen Demo-Zugang an. Sie können das System in Ruhe ausprobieren und eigene Testdokumente hochladen. Alternativ vereinbaren wir gerne einen persönlichen Demo-Termin, bei dem wir Ihnen alle Funktionen zeigen und auf Ihre spezifischen Anforderungen eingehen.

Nach Beauftragung ist Ihre Instanz innerhalb eines Arbeitstages vollständig eingerichtet und produktiv einsatzbereit. Wir konfigurieren dabei alle wichtigen Funktionen nach Ihren Wünschen: Scanner-Anbindung, E-Mail-Import, Benutzer-Accounts und erste Workflows. Bei komplexeren Anforderungen wie ERP-Integration oder großen Datenmigrationen planen wir entsprechend mehr Zeit ein (typischerweise 6-16 Wochen).

Nein. DigiDMS läuft vollständig im Browser und benötigt keine lokale Installation. Sie benötigen nur einen Standard-Webbrowser (Chrome, Firefox, Safari, Edge) und eine Internet-Verbindung. Auch mobile Apps für iOS und Android sind verfügbar. Ihre bestehenden Scanner können in der Regel direkt angebunden werden.

Ja, die meisten modernen Scanner können direkt angebunden werden. Wir stellen Ihnen Zugriffspunkte bereit (WebDAV, SFTP oder SMB-Shares), die Sie in Ihrem Scanner konfigurieren. Gescannte Dokumente landen dann automatisch in DigiDMS und werden sofort verarbeitet. Wir unterstützen Sie gerne bei der Einrichtung und empfehlen passende Scanner-Modelle.

DigiDMS verarbeitet alle gängigen Formate: PDF, Microsoft Office-Dokumente (Word, Excel, PowerPoint), Bilder (JPG, PNG, TIFF), E-Mails (EML, MSG) und viele weitere. Alle Dokumente werden automatisch mit OCR-Texterkennung durchsucht und im langzeitarchivierungsfähigen PDF/A-Format gespeichert. Auch handschriftliche Notizen auf gescannten Dokumenten werden erkannt.

DigiDMS nutzt moderne OCR-Technologie (Optical Character Recognition) zur Texterkennung in gescannten Dokumenten. Das System kann anhand von Schlüsselwörtern und Mustern automatisch Tags, Kategorien und Metadaten zuweisen. Mit der Zeit lernt das System durch Ihre Korrekturen dazu und wird immer präziser bei der automatischen Klassifizierung.

Alle Server befinden sich ausschließlich in zertifizierten deutschen Rechenzentren (ISO 27001, PCI DSS). Es findet keine Weitergabe von Daten ins Ausland statt. Die physische Sicherheit der Rechenzentren umfasst Zugangskontrollen, Videoüberwachung, Brandschutz und redundante Stromversorgung. Ihre Daten unterliegen deutschem Datenschutzrecht.

Ja. Dokumente werden im PDF/A-Format gespeichert, welches für die langfristige Archivierung standardisiert ist. Ein vollständiges Audit-Log protokolliert alle Zugriffe und Änderungen mit Zeitstempel und Benutzerkennung. Die Archivierung kann die Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) erfüllen. Auf Wunsch erstellen wir Ihnen eine Verfahrensdokumentation.

Aus Compliance-Gründen können Standard-Nutzer keine Dokumente direkt löschen. Sie können Dokumente nur zur Löschung markieren (z.B. mit dem Tag "LÖSCHEN!" oder "PRÜFUNG"). Ein Administrator überprüft diese Markierungen regelmäßig und gibt sie nach Prüfung frei – das schützt vor versehentlichen Löschungen und erfüllt die GoBD-Anforderungen. Gelöschte Dokumente landen zunächst für 30 Tage im Papierkorb.

Ja, ein formal korrekter Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO ist in allen Paketen enthalten und wird bei Vertragsabschluss automatisch mit unterzeichnet. Der AVV regelt alle datenschutzrechtlichen Aspekte der Zusammenarbeit und erfüllt die Anforderungen der Datenschutzaufsichtsbehörden.

Ja. Wir unterstützen die Migration von Papier-Archiven, bestehenden DMS-Systemen, Netzwerk-Shares und anderen Datenquellen. Alle Dokumente werden mit OCR-Texterkennung durchsucht und können automatisch mit Tags versehen werden. Die Migration erfolgt strukturiert und nachvollziehbar – Sie behalten jederzeit die Kontrolle über den Prozess.

Ja, alle Daten können jederzeit vollständig in standardisierten Formaten exportiert werden: Dokumente als PDF, Metadaten als JSON oder CSV, und die komplette Datenbank-Struktur. Wir unterstützen Sie auch bei einer Migration zu anderen Systemen oder bei der Übernahme des Hostings in Eigenregie. Ihre Daten gehören Ihnen – kein Vendor Lock-in.

Wir bieten persönlichen Support per E-Mail mit Reaktionszeiten von 4 Stunden während der Geschäftszeiten (Mo-Fr 9-17 Uhr). Zusätzlich steht Ihnen ein direkter Telefon-Kontakt zu festen Ansprechpartnern zur Verfügung, die Ihr System und Ihre Anforderungen kennen. Typische Support-Anfragen umfassen Scanner-Konfiguration, Workflow-Optimierung und Mitarbeiter-Schulungen. Für Enterprise-Kunden bieten wir auch 24/7-Support mit priorisierten Reaktionszeiten an.

Die Kosten hängen von Ihrem spezifischen Dokumentenvolumen, Anzahl der Benutzer und Support-Level ab. Für mittelständische Unternehmen (50-250 Mitarbeiter) liegen die Kosten typischerweise zwischen 500-2000€ pro Monat. Kleinere Unternehmen starten bereits ab 150€/Monat. Wir erstellen Ihnen gerne ein individuelles Angebot nach einer unverbindlichen Bedarfsanalyse.

Nein, Sie haben keine langfristige Bindung. Die Mindestvertragslaufzeit beträgt 12 Monate, danach können Sie monatlich kündigen. Es gibt keine versteckten Kosten oder Ausstiegsgebühren. Wir sind überzeugt, dass Sie bei uns bleiben, weil Sie mit unserem Service zufrieden sind – nicht weil Sie müssen.