⚖️ Für Steuerberater & Kanzleien

Mandantenakten digital, nicht im Aktenschrank

DigiDMS bringt Ordnung in Ihre Kanzlei: Belege automatisch erfassen, Mandantenakten zentral verwalten, revisionssicher archivieren. Auf deutschen Servern, ohne IT-Aufwand.

Belege automatisch dem Mandanten zuordnen
GoBD-orientierte Archivierung
Volltextsuche über alle Dokumente
DSGVO-konform, Server in Deutschland
Beratungsgespräch vereinbaren Demo ansehen
Server in Deutschland
DSGVO-konform
GoBD-orientiert
Basiert auf Open Source
Das kennen Sie

Der Kanzleialltag zwischen Papier und Postfach

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Die Belegflut

Mandanten schicken Belege per Post, E-Mail, WhatsApp und persönlich vorbei. Alles landet irgendwo anders – und vor der Abgabefrist wird es hektisch.

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Mandantenakten im Chaos

Bescheide, Verträge, Korrespondenz – verteilt auf Papierordner, E-Mail-Postfächer und lokale Laufwerke. Wer hat zuletzt an der Akte gearbeitet?

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Auskunftspflichten unter Zeitdruck

Das Finanzamt fragt, der Mandant will wissen, wo sein Bescheid bleibt. Die Suche beginnt – und kostet wertvolle Zeit.

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Aufbewahrungsfristen im Kopf

10 Jahre Aufbewahrungspflicht, aber welche Akten können weg? Und wo sind die Unterlagen von 2015?

Die Lösung

Digitale Mandantenakten – ohne IT-Projekt

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Zentraler Belegeingang

Alle Belege landen an einem Ort – egal ob per E-Mail, Scan oder Upload. Automatische Zuordnung zum Mandanten durch OCR.

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Digitale Mandantenakte

Alle Dokumente eines Mandanten auf einen Blick: Bescheide, Verträge, Korrespondenz. Strukturiert nach Jahren, Steuerarten oder Vorgängen.

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Sofort auskunftsfähig

Volltextsuche über alle Dokumente. In Sekunden finden Sie jeden Bescheid, jeden Vertrag, jeden Beleg – auch aus dem Archiv.

🔒

Revisionssichere Archivierung

GoBD-orientierte Ablage mit vollständigem Änderungsprotokoll. Originale bleiben erhalten, Fristen werden eingehalten.

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Kein IT-Aufwand

DigiDMS läuft in der Cloud – auf deutschen Servern. Updates, Backups, Sicherheit: Das übernehmen wir. Sie konzentrieren sich auf Ihre Mandanten.

Funktionen

Was DigiDMS für Ihre Kanzlei leistet

Mandanten-Tags

Ordnen Sie jedes Dokument einem Mandanten zu. Ein Klick zeigt die komplette Akte – über alle Jahre hinweg.

OCR-Volltextsuche

Auch eingescannte Belege werden durchsuchbar. Finden Sie jeden Betrag, jede Steuernummer, jeden Namen.

E-Mail-Import

Mandanten senden Belege an eine DigiDMS-Adresse. Die Dokumente landen automatisch in der richtigen Akte.

Automatische Klassifizierung

Das System erkennt Rechnungen, Bescheide und Verträge – und sortiert entsprechend ein.

Benutzerrechte

Sachbearbeiter sehen nur ihre Mandanten, Partner haben Zugriff auf alles. Sie bestimmen, wer was sehen darf.

Änderungsprotokoll

Wer hat wann welches Dokument hinzugefügt oder bearbeitet? Lückenlose Nachvollziehbarkeit für Prüfungen.

Sichere Datenübergabe

Mandanten können Belege über ein sicheres Portal hochladen – DSGVO-konform und ohne E-Mail-Anhänge.

Export & Schnittstellen

Offene REST-API für Anbindungen an DATEV, Agenda oder andere Kanzleisoftware. Ihre Daten gehören Ihnen.

Praxisbeispiel

Steuerkanzlei Berger & Partner

8 Mitarbeiter · 400+ Mandanten · Düsseldorf

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Vorher

„Unsere Mandantenakten waren überall verstreut: Papierordner im Archiv, PDFs auf dem Server, E-Mails in verschiedenen Postfächern. Wenn ein Mandant anrief und nach einem Bescheid fragte, dauerte die Suche manchmal 20 Minuten. Vor der Abgabefrist war das Chaos besonders groß."

😊

Nachher

„Heute haben wir zu jedem Mandanten eine komplette digitale Akte. Belege kommen per E-Mail rein und werden automatisch zugeordnet. Wenn das Finanzamt anruft, finde ich jeden Bescheid in Sekunden. Meine Mitarbeiter können endlich parallel an Akten arbeiten."

„Die Einführung hat zwei Tage gedauert. Seitdem sparen wir geschätzt 10 Stunden pro Woche – Zeit, die wir für unsere Mandanten nutzen können."

– Claudia Berger, Steuerberaterin

10h

Zeitersparnis/Woche

400+

Mandantenakten digital

2 Tage

bis zum Produktivstart

FAQ

Häufige Fragen von Kanzleien

Kann DigiDMS an DATEV angebunden werden?
DigiDMS bietet eine offene REST-API, über die Anbindungen an DATEV und andere Kanzleisoftware realisiert werden können. Wir beraten Sie gerne, welche Integration für Ihren Workflow sinnvoll ist.
Erfüllt DigiDMS die GoBD-Anforderungen?
DigiDMS unterstützt eine GoBD-orientierte, revisionssichere Archivierung: Dokumente werden unveränderbar gespeichert, alle Änderungen protokolliert, und Sie haben jederzeit einen vollständigen Audit-Trail. Die konkrete Umsetzung der GoBD hängt auch von Ihren internen Prozessen ab – wir beraten Sie gerne.
Wie läuft die Belegübergabe mit Mandanten?
Mandanten können Belege per E-Mail an eine dedizierte Adresse senden oder über ein sicheres Upload-Portal hochladen. Die Dokumente werden automatisch dem Mandanten zugeordnet und in der Akte abgelegt.
Können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig auf eine Akte zugreifen?
Ja, DigiDMS ist mehrbenutzerfähig. Alle berechtigten Mitarbeiter können gleichzeitig auf Akten zugreifen. Das System protokolliert, wer wann welches Dokument aufgerufen oder bearbeitet hat.
Wie werden Aufbewahrungsfristen verwaltet?
Sie können Dokumente mit Ablaufdaten versehen und sich erinnern lassen, wenn Fristen erreicht werden. So behalten Sie den Überblick, welche Akten archiviert bleiben müssen und welche gelöscht werden können.
Wie sicher sind die Mandantendaten?
Alle Daten werden ausschließlich auf Servern in deutschen Rechenzentren gespeichert. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt, und Sie bestimmen über Benutzerrechte, wer Zugriff auf welche Mandanten hat. Wir sind DSGVO-konform.
Was kostet DigiDMS für eine Kanzlei?
Die Kosten hängen von der Anzahl der Nutzer und dem Speicherbedarf ab. Kanzleien starten typischerweise ab 150 €/Monat – inklusive Hosting, Backups, Updates und Support. Wir erstellen Ihnen gerne ein individuelles Angebot.

Bereit für digitale Mandantenakten?

Lassen Sie uns in einem kurzen Gespräch klären, wie DigiDMS Ihre Kanzlei unterstützen kann.

Was passiert im Erstgespräch?

1. Wir hören zu: Wie arbeiten Sie heute mit Mandantenakten?
2. Wir zeigen: Live-Demo von DigiDMS für Kanzleien
3. Wir beraten: Mandantenstruktur, Belegeingang, Integration
4. Kein Druck: Sie entscheiden in Ruhe
Beratungsgespräch vereinbaren Oder erst die Demo testen

Oder rufen Sie uns direkt an: +49 202 373231 60 (Mo–Fr, 9–17 Uhr)

🛡️ Wir kümmern uns – Sie konzentrieren sich auf Ihre Mandanten

DigiDMS ist Managed DMS: Wir übernehmen den kompletten technischen Betrieb, damit Sie sich auf das konzentrieren können, was Sie am besten können – Ihr Kerngeschäft.

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Updates & Wartung

Wir halten Ihr System aktuell

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Ihre Daten sind immer sicher

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DSGVO-konform, garantiert

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Echte Menschen, keine Hotline

💬 "Endlich muss ich mich nicht mehr um IT kümmern. DigiDMS läuft einfach – und wenn ich Fragen habe, erreiche ich sofort jemanden." – Steuerberater aus Düsseldorf

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